Rzecznik prostszych funduszy

Agata Florek-Gnat, Rzecznik Funduszy Europejskich RPOWZ 2014-2020

Beneficjenci dzięki swoim spostrzeżeniom mogą przyczynić się do zmian w realizacji programu, wprowadzania uproszczeń w systemie lub redukcji obciążeń administracyjnych – mówi Agata Florek-Gnat, Rzecznik Funduszy Europejskich RPOWZ 2014-2020. 

Rzecznik Funduszy Europejskich to nowa funkcja w programach operacyjnych. Skąd wziął się ten pomysł? 

Instytucję Rzecznika Funduszy Europejskich przewidziano w znowelizowanej ustawie z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2017 r., poz. 1460 ze zm.), tzw. ustawie wdrożeniowej. Zgodnie z tą nowelą każda Instytucja Zarządzająca programem operacyjnym została zobowiązana do powołania Rzecznika Funduszy Europejskich. Intencją ustawodawcy było utworzenie instytucji, która poprzez kontakt z wnioskodawcami, beneficjentami oraz innymi podmiotami zainteresowanymi wdrażaniem środków europejskich będzie przekazywała propozycje usprawnień związanych z ich wydatkowaniem. Dlatego Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego, pełniący rolę Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020, powołał z dniem 1 grudnia 2017 r. rzecznika dla tego programu. 

Jakie są zadania rzecznika? 

Można wskazać trzy główne zagadnienia: przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących utrudnień i propozycji usprawnień w realizacji programu, przegląd procedur w programie oraz formułowanie propozycji usprawnień. Inaczej mówiąc, jeśli ktoś chce zasygnalizować problem związany z korzystaniem z funduszy unijnych w ramach RPOWZ 2014-2020, potrzebuje wsparcia, wyjaśnienia wątpliwości lub chciałby zasugerować zmiany w procedurach, to moją rolą jest reagowanie na zgłoszenie i podjęcie działań, które przyczynią się do sprawnej realizacji projektów. A w konsekwencji wpłyną na skuteczną realizację programu.

Czy rzecznicy z różnych województw wymieniają się doświadczeniami? 

Od samego początku dostrzegaliśmy potrzebę wymiany doświadczeń i wypracowania wspólnych standardów związanych z naszą działalnością. W pierwszym roku funkcjonowania istotne jest ustalenie jednolitego systemu obsługi zgłoszeń, trybu dokonywania przeglądu procedur czy choćby wzoru raportu z działalności rzecznika. W trakcie spotkań omawiamy problemy, które są do nas zgłaszane. Jeżeli dotyczą one kwestii horyzontalnych, staramy się razem wypracowywać rozwiązania.

Jak rozumiem, można zgłaszać nie tylko problemy, ale także propozycje usprawnień. Czy często przedstawiane są te drugie? 

Przeważnie sugerowane są rozwiązania problemów. Zgłaszający nie zawsze formułują propozycje zmian procedur, ale wartościowe są wszystkie pomysły. Przykładowo, beneficjenci mogą dzielić się dobrymi praktykami z realizacji projektów w innych programach. Osoby rozpoczynające przygodę z funduszami mogą wskazywać, co wymaga uproszczenia, by lepiej mogły zrozumieć zasady sięgania po środki z programu. Niektóre rozwiązania można wprowadzić szybko, skorygować błąd, dojść do konsensusu. Usprawnienia wymagają natomiast wniknięcia w przyczyny występowania problemu. Stąd istotnym zadaniem, jakie wykonuję, jest przegląd procedur. Zgłaszane kwestie i proponowane rozwiązania analizuję pod kątem tego, jak przełożyć je na usprawnienia procesów. Szukam skutecznych i trwałych rozwiązań.

Jaka jest preferowana forma kontaktów z rzecznikiem?  

Najczęściej osoby zainteresowane kontaktują się ze mną telefonicznie, jednak ze względów organizacyjnych proszę, aby zgłoszenia składać poprzez e-mail lub pocztą tradycyjną. Zachęcam również do spotkań w siedzibie Biura w celu omówienia problemu lub propozycji. Na stronie www.rpo.wzp.pl/rzecznik-funduszy-europejskich znajdują się szczegółowe informacje o tym, jak dokonać zgłoszenia oraz dane kontaktowe. Jest tam również formularz, który po wypełnieniu można przesłać na adres: rzecznikfe@wzp.pl.

Jakie problemy są najczęściej sygnalizowane? 

Najczęściej są to trudności wynikające z uregulowań przyjętych w konkursach i dotyczące realizacji oraz rozliczania projektów. Czasami zainteresowani zwracają się z prośbą o wsparcie w dialogu z instytucjami wdrażającymi RPOWZ 2014-2020 lub proszą o pokierowanie ich do właściwej komórki organizacyjnej.

Podjęte dotychczas działania pomogły rozwiązać niektóre problemy beneficjentów i umożliwiły im dalszą realizację projektów. Beneficjenci są przez to bardziej świadomi zasad obowiązujących w programie. Dzięki temu mogą uniknąć popełniania w przyszłości błędów, np. przy rozliczaniu projektów. Z kolei instytucje realizujące RPOWZ 2014-2020 dzięki współpracy ze mną mają szansę poznać kłopoty, z jakimi borykają się projektodawcy. Dostrzeżone problemy są bodźcem do wprowadzenia zmian w kolejnych konkursach. Nie wszystkie bowiem mogą być wdrożone od razu w trwających już naborach.

Rzecznik to nowa instytucja, więc potrzebne jest rozpowszechnianie wiadomości o jej istnieniu i roli, jaką pełni. W jaki sposób jest ona promowana? 

Informacja o powołaniu rzecznika dla RPOWZ 2014-2020 ukazała się jak dotąd w serwisach internetowych i prasie lokalnej. O instytucji rzecznika powiadamiają również pracownicy Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich m.in. w trakcie spotkań i szkoleń. 

Jak przekonać beneficjentów do dzielenia się uwagami?

Beneficjenci dzięki swoim spostrzeżeniom mogą przyczynić się do zmian w realizacji programu, wprowadzenia uproszczeń w systemie lub redukcji obciążeń administracyjnych. Instytucjom Zarządzającym zależy na optymalnych rozwiązaniach w dystrybucji środków unijnych, o ile mieszczą się one w ramach prawnych i są możliwe do wdrożenia. Uwagi od tych, którzy sięgają po dotacje, są więc cenną wskazówką. Jestem tu po to, by je zbierać, rozpatrywać i proponować usprawnienia. Zachęcam zatem do dzielenia się ze mną swoimi spostrzeżeniami.

Rozmawiał Andrzej Szoszkiewicz

Jak dotrzeć do Rzecznika Funduszy Europejskich?

Zgłoszenie możesz złożyć:

  • elektronicznie na adres e-mail rzecznikfe@wzp.pl, wpisując jako temat wiadomości: „Zgłoszenie do Rzecznika Funduszy Europejskich”
  • pisemnie, wysyłając list pocztą tradycyjną (z dopiskiem: „Zgłoszenie do Rzecznika Funduszy Europejskich”) na adres: Biuro Rzecznika Funduszy Europejskich, Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin
  • doręczając list osobiście do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego, czynnej od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30-15:30 (ul. Korsarzy 34, Szczecin)
  • osobiście w Biurze Rzecznika Funduszy Europejskich, pl. Hołdu Pruskiego 8 w Szczecinie, pokój nr 17, po wcześniejszym telefonicznym umówieniu się na spotkanie (numer: 91 488 98 68).